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Accessのシステム開発と結びつく業務改善とは?参考例も紹介

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AccessはMicrosoftからリリースされている、データベース構築を目的としたツールです。Excelよりも大量のデータを扱うことができ、データベース構築の知識がない人でも学習しやすい特徴があります。

記事内ではAccessのシステム開発でできることを紹介しています。Accessをうまく使いたいけどいまいち活用方法がわからないという方は、ぜひ記事内容をご確認ください。

Accessを導入してできること

Accessは、データベースを基調としたツールです。基本的な機能は以下の2点に集約されます。

  1. データベースを構築できる
  2. データを目的ごとに利用し印刷できる

データベースを構築できる

Accessに備わった基本的な機能を組み合わせることで、データベースシステムの構築が可能です。顧客の住所データを集めて住所管理システムを作れば、ダイレクトメールを送る際の営業リストとして活用できます。

また、データベースの操作を自動化できるマクロ機能や、AccessVBAを使うと販売管理システムや、在庫管理システムの構築も可能です。小規模であれば、基本機能だけでも、十分な顧客管理システムが構築できます。

<h3>データを目的ごとに利用し印刷できる</h3>

Accessは大量のデータを目的に合わせて取り出すだけでなく、同時にいくつかのテーブル(表)を結合させて抽出することも可能です。

保存しているデータをラベル、リスト、帳票など、さまざまな形式で印刷できるため、事業規模が大きくなればなるほど、Accessの活用価値は高まっていくでしょう。

また、直接テーブル内を触らずにデータを入力したり、データを見やすく表示する操作画面も作成できます。データが多くなれば、入力ミスの修正が大変になりますが、Accessの機能を使うと再入力によるデータの破損を予防できます。

Accessシステム開発の基本

Accessの業務システム構築は、テーブル上にフォームやレポートを作成し、AccessVABやクエリを駆使することによって機能します。

したがって、自分でシステム開発を行う場合、基本的な知識を要します。求められるシステムのレベルに応じて、構築方法を学習する必要があります。

データベースの管理の構造と動く仕組みの理解

Accessは4つの要素にて一連の動作ができるように構成されています。まず、データベースの引き出しとして機能しているテーブルは、Accessでデータを管理する際に基本となる要素です。テーブル内のデータは、クエリやプログラミングによって、抽出、加工され、次の行き先であるフォームやレポートへ届けられます。届けられた時点で帳票の出力ができるようになります。

業務システムの基本となるものは、クエリやプログラミングです。数あるパターンの中から完成形を見出し、最適な設定を洗い出す必要があります。

ベーシックな業務システムの作り方

まず業務に使う情報の入力が必要です。そのうえで、選択クエリや集計クエリ、パラメータークエリを駆使しながら、データの処理方法を設定します。

業務内容によっては、改善のために新たなデータの追加が必要となるケースも考えられます。

AccessVBAによるデータ算出の自動化が難しい場合は、クエリとマクロを活用した簡単なシステム構築からスタートすると良いでしょう。

Accessを使ったシステム開発

EXCELよりもデータ管理に特化したAccessを使いこなすと、社内の業務フローなど、根本的な業務改善が可能です。

Accessを使ったシステム開発の参考例を、2つの業種にて紹介します。

  1. 総務や営業系の業務
  2. 管理業務

総務や営業系の業務

総務や営業系の業務では、請求書や入金管理などの事務作業に追われがちです。

特に、営業社員が請求書を出す会社では、事務作業の傍ら売上も立てなければならず、毎月の月末は抱えきれない仕事量に四苦八苦しているのではないでしょうか。

Accessをうまく活用し、顧客データベースのシステム開発を進めると、請求書と入金を一元管理することも可能です。

抱える顧客数が増えてくると、請求書の管理もままなりません。請求書の出し忘れや、債権管理まで滞りなく行うためにも、身近なツールであるAccessをうまく活用したいところです。

管理業務

各部門共通の課題として、業務の進捗管理や行動管理があります。組織がどの方向へ動いているのか、全体で共有するためには、共通のシステムを使わなければいけません。

Accessの機能を使えば、組織内で共有できる進捗管理システムやToDo管理システムの構築が可能です。共有する部署の間で、どこからでもシステムへアクセスできるため、大幅な業務効率化が実現できるでしょう。

自己開発が難しいと感じたら

Accessの基本的な開発は、テーブルの作成からデータの追加と変更、削除など基本的な操作を学習し、クエリの使い方やフォーム作成について習得するとよいでしょう。

自己開発がどうしても難しく感じてしまいできない、時間がないなど、外部への発注を検討している方は、システムキューブへお任せください。
Accessの運用に長年関わってきた実績をもとに、要望に沿ったシステム開発を承ります。

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